ASOCIACIÓN PROFESIONAL IEEE COLOMBIA

NIT. 830111346 - 0

CONVOCATORIA A REUNIÓN ORDINARIA

Bogotá, 29 de noviembre de 2024

Mediante la presente citación se convoca a todos los asociados activos de la ASOCIACIÓN PROFESIONAL IEEE COLOMBIA a la reunión ordinaria que se llevará a cabo el 18 de diciembre de 2024 a las 19 horas de manera virtual a través de la plataforma Webex Profesional, a través del enlace.

Orden del día:

1. Verificación del quórum

2. Nombramiento presidente y secretario de la reunión

3. Nombramiento de comisión de aprobación del acta 

4. Presentación del informe de gestión con cierre al 31 de diciembre de 2023

5. Presentación de los estados financieros con cierre al 31 de diciembre de 2023

6. Aprobación de los estados financieros con cierre al 31 de diciembre de 2023

7. Reforma parcial de estatutos

8. Nombramiento Junta Directiva

9. Nombramiento representantes legales

10. Autorización çalificación al RTE

11. Varios

Atentamente, 

Andrés Navarro Cadavid

Presidente

ANEXO I

ESTATUTOS GENERALES

(...)

CAPÍTULO II

DISPOSICIONES SOBRE EL PATRIMONIO

Artículo 5. Fondos 

El patrimonio de la entidad está constituido por las cuotas que aporten sus miembros u otras personas; y de los demás bienes que a cualquier título adquiera, incluyendo donaciones de empresas nacionales o extranjeras.

Los fondos de IEEE Colombia no se usarán para propósitos diferentes a su correcto funcionamiento.

(...)

Artículo 7. Destino  

Los fondos serán depositados en una única cuenta corriente o de ahorros a nombre de la asociación. Esta cuenta se encuentra bajo el control total del tesorero y la Junta Directiva. Estos fondos no se podrán mezclar con dineros de otras personas o instituciones.

El patrimonio de la asociación no podrá destinarse a fin distinto del expresado en su objeto. Los bienes y fondos de la entidad son indivisibles; ni los asociados, ni persona alguna derivan de la entidad ventajas especiales, ni recibirán suma alguna por concepto de utilidades o reparto de excedentes, sus fondos no podrán repartirse ni distribuirse entre sus asociados.

Las personas naturales o jurídicas que donen bienes a la entidad no tendrán dentro de ella preeminencia alguna por el solo hecho de la donación. 

Ninguna parte de las utilidades de la entidad, ni las valoraciones, provechos, rentas o beneficios que se obtengan ingresarán en ningún momento al patrimonio de los integrantes de la asociación, ni aún por razón de liquidación; las utilidades serán aplicables, en cuanto no se capitalicen, a los fines de la entidad y en caso de liquidación se observará lo previsto por las leyes y los estatutos.

(...)

(...)

CAPÍTULO IV

ESTRUCTURA Y FUNCIONES DE LOS ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN, DIRECCIÓN Y FISCALIZACIÓN

Artículo 16.  Órganos de dirección, administración y fiscalización. 

• Asamblea General de Asociados

• Asamblea de delegados

• Junta Directiva

• Presidente (Representante Legal)

• Comités y Capítulos, según los reglamentos que se aprueben en las reuniones de asamblea y conforme con las reglas y manuales operación de IEEE internacional

(...)

ASAMBLEA GENERAL DE ASOCIADOS

Artículo 18 – Clases de reuniones 

La asamblea general tendrá dos clases de reuniones, ordinarias y extraordinarias. Las reuniones ordinarias se realizarán una vez dentro de los tres primeros meses del año y podrán examinar la situación administrativa, económica y financiera de la entidad, elegir administradores, representantes legales y demás cargos previstos estatutariamente, estudiar y analizar las cuentas y los estados de situación financiera y resultados de fin de ejercicio y acordar las demás decisiones inherentes al desarrollo del objeto de la entidad.

Las reuniones extraordinarias se realizarán cuando lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes de la entidad, por lo que pueden celebrarse en cualquier época del año.

Artículo 19. Constitución asamblea general

La asamblea general está constituida por todos los miembros activos de la asociación de grados Graduate Student Member (GSM), Miembro (M), Miembro Senior (SM), Fellow (F) y Life Member (LM), será la máxima autoridad y sus decisiones son obligatorias siempre y cuando se hayan tornado de acuerdo con lo previsto en los presentes estatutos. 

Artículo 20. Son funciones de la asamblea general.

• Velar por el correcto funcionamiento de la entidad. 

• Aprobar los estados financieros

• Elegir a los miembros de la Junta Directiva y determinar su reglamento.

• Delegar en la Junta Directiva el estudio del presupuesto de gastos y darle su aprobación.

• Aprobar las reformas estatutarias.

• Autorizar la enajenación de bienes de la entidad. 

• Aprobar la disolución y cuentas finales de liquidación de la asociación.

• Acoger los reglamentos de IEEE internacional, para lo cual podrá delegar en la Junta Directiva su divulgación e incorporación en la Asociación.

• Las demás que señale la ley.

(...)

Artículo 23. Quorum 

La Asamblea General podrá deliberar cuando se encuentren presentes o representados un número plural de asociados que represente la mitad más uno de los asociados, salvo las excepciones legales y estatutarias. 

Artículo 24. Mayoría

Las decisiones de la Asamblea General se tomarán por un número plural de asociados que represente la mitad más uno de los asociados presentes en la reunión. 

Reunida la Asamblea General en la forma señalada en los presentes estatutos y adoptadas las decisiones con el número de votos previsto en estos estatutos, obligarán a todos los asociados aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que se ajusten a las leyes y a los estatutos.

Las votaciones para la toma de decisiones o elecciones independiente de la forma de la reunión podrán realizarse a través de medios electrónicos o de las plataformas que facilite o ponga a disposición IEEE Internacional. 

Artículo 25. Convocatoria para las reuniones

Las convocatorias para reuniones ordinarias y extraordinarias serán realizadas por el presidente, en su ausencia su suplente o la Junta Directiva. Así mismo, cuando lo solicite por escrito el presidente anterior o por uno de sus miembros activos respaldado por mínimo otros diez (10) miembros activos.  

Todas las convocatorias se realizarán por correo electrónico con una antelación mínima de quince (15) días calendario. Para el cómputo del término no se tendrá en cuenta ni el día que se convoca ni el día de la reunión. En la convocatoria se podrá anunciar la fecha de la segunda convocatoria en caso de que no se configure quorum en la primera. 

En la convocatoria para reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. 

La Asamblea General podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria a propuesta de cualquiera de los asociados, siempre que la decisión de deliberar el tema no indicado en la convocatoria sea aprobada de manera unánime. La Asamblea General se reunirá válidamente cualquier día y en cualquier lugar sin previa convocatoria cuando se hallare presente la totalidad de los asociados.

(...)

Artículo 27. Reunión de hora siguiente

Si llegada la hora para la cual fue convocada la reunión no se logra integrar el quorum necesario para iniciar la reunión, se dará espera de una hora contada desde la hora programada para la reunión. Una vez transcurrida la hora de espera, se iniciará la reunión de hora siguiente, en la cual se podrá deliberar y decidir con cualquier número plural de asociados que represente mínimo el 10% del total de miembros.

Artículo 28. Reunión de Segunda Convocatoria.  

Si se convoca la Asamblea y esta no se reúne por falta del quorum indicado para la reunión de hora siguiente, en los términos del artículo anterior, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con cualquier número plural de asociados. 

(...)

JUNTA DIRECTIVA.

Artículo 30. Junta Directiva 

La Junta Directiva es un órgano de gobierno permanente elegido por la Asamblea General.

Artículo 31. Composición de la Junta Directiva 

La Junta Directiva está conformada por el presidente, presidente anterior, vicepresidente, secretario y tesorero, con sus respectivos suplentes personales, elegidos para un periodo de dos años.

Artículo 32. Funciones de la Junta Directiva.

• Designar y remover a los funcionarios, cuya elección no corresponda a la Asamblea General.

• Crear los empleos que considere necesarios para el buen funcionamiento de la asociación

• Delegar en el representante legal, o cualquier funcionario, las funciones, que estime convenientes. 

• Autorizar al representante legal para comprar, vender o gravar bienes y para celebrar contratos cuyo valor exceda la suma de veinte (20) salarios mínimos legales vigentes. 

• Presentar a la Asamblea General los informes necesarios.

• Examinar cuando lo tenga a bien los libros, documentos y caja de la asociación.

• Tomar las decisiones que no correspondan a otro órgano de la asociación.

(...)

CAPÍTULO V

FUNCIONES PRESIDENTE, VICEPRESIDENTE, SECRETARIO Y TESORERO

Artículo 35. Presidente 

El presidente es el representante legal de la asociación y será elegido por la asamblea general para un periodo de dos (2) años prorrogables. 

Artículo 36. Funciones del presidente 

• Actuar como representante legal de la entidad.

• Velar por el correcto funcionamiento de la asociación.

• Participar en las reuniones pertinentes a la misma. 

• Hacer cumplir la ley, los estatutos, los reglamentos internos, los acuerdos de la Asamblea, las resoluciones de la Junta Directiva, los principios de la entidad, y los reglamentos y lineamientos de IEEE Internacional.

• Revisar los informes de gestión de los diferentes órganos de la asociación y asistir como delegado primario a las asambleas de IEEE Internacional. 

Parágrafo.  Los actos del representante legal de la entidad en cuanto no excedan de los límites que se le ha confiado, son actos de la entidad; en cuanto excedan de estos límites solo obligan personalmente al representante legal.

Artículo 37. Funciones del presidente anterior

Son las funciones del presidente anterior:

• Velar por el cumplimiento de los presentes estatutos, así como de los reglamentos del IEEE Internacional adoptados por la asamblea por parte de la Junta Directiva.

• Guiar y aconsejar a la Junta Directiva y la asamblea acerca de las decisiones que afecten a la asociación.   

El cargo de presidente anterior será ocupado por el presidente del periodo inmediatamente anterior. En caso de que este manifieste no poder ejercer este encargo se designará al anterior del mismo.

Artículo 38. Funciones del vicepresidente

• Reemplazar al presidente en calidad de representante legal suplente en sus faltas temporales o absolutas. 

• Dirigir la realización de las diferentes actividades de la asociación. 

• Dar cumplimiento a lo establecido en los reglamentos internos, los estatutos y la ley. 

• Seguir las instrucciones dadas por parte de la Asamblea General y la Junta Directiva. 

Artículo 39. Funciones del secretario

• Asistir a las reuniones de la Asamblea General y de la Junta Directiva, elaborar las actas correspondientes, firmarlas juntamente con el presidente y ponerlas a disposición de los integrantes. 

• Llevar registro de todas las reuniones y actividades realizadas por la asociación. 

• Levantar un libro donde se registren las sanciones.

• Mantener informes de gestión de las actividades de los funcionarios.

• Notificar, comunicar y publicar, según el procedimiento que deba seguirse en cada caso, los acuerdos, resoluciones, programaciones, boletines y en general divulgar las actividades de la entidad.

• Notificar, comunicar y publicar, según el procedimiento que deba seguirse en cada caso, los acuerdos, resoluciones, programaciones, boletines y en general divulgar las actividades de la entidad.

Artículo 40. Funciones del tesorero

• Velar por los bienes de la entidad.

• Mantener el correcto funcionamiento de las cuentas bancarias de la asociación.

• Llevar registro contable de la asociación.

• Recibir los aportes de los integrantes de la entidad, las donaciones y auxilios de entidades privadas.

• Elaborar el inventario de la entidad juntamente con el secretario.

• Presentar estados de cuenta anualmente y tenerlos disponibles para cuando la Asamblea General los requiera.

• En general, bajo la dirección de la Junta Directiva, tendrá funciones generales supervisión de los asuntos fiscales

(...)

CAPÍTULO IX

DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN

Artículo 46. Causales de Disolución 

• Por vencimiento del término de duración

• Por imposibilidad de desarrollar sus objetivos

• Por decisión de los asociados

• Por la extinción de su patrimonio o la destrucción de los bienes destinados a su manutención.

• Por decisión de autoridad competente

(...)

Artículo 48. Liquidación

Terminado el trabajo de liquidación y cubierto el pasivo, el remanente, si lo hubiere, pasará en calidad de donación al IEEE Internacional o una entidad de beneficencia o cualquier otra sin ánimo de lucro que determine la Asamblea General que cumpla con un objeto social afín a esta asociación.

(...)